Постаматы для офиса МГТС. Полное описание проекта

ESI реализовала проект для компании МГТС.
Задача проекта - оснащение нового офиса компании высококачественными устройствами, работающими в двух режимах:

1. Прием посылок сотрудников от курьеров любых служб.
2. Хранение вещей сотрудников.

Корпуса постаматов выполнены из черной листовой стали, толщиной от 1 до 3 мм в зависимости от деталей и окрашены в цвет, согласно бренд-бука заказчика, покрытие - муар. Дверцы выполнены из МДФ и покрыты матовой полиуритановой краской.

Установлен яркий и качественный сенсорный дисплей с диагональю 10", а также считыватели карт формата HID.

Одной из проблем современного офиса является прием посылок от курьеров сторонних компаний. Сотрудник находится на совещании, конференции, занят важным проектом, поэтому не может получить посылку от курьера. Кроме того, в высоких зданиях поход на ресепшн может занять около 5-10 минут. На получение нескольких посылок за день потребуется существенное время и снизит продуктивность сотрудника.

Не исключены ситуации, когда посылка заказана на работу, а сотрудник отъехал из офиса, поэтому не может принять ее.

При гибридном или разъездном формате работы возникает потребность организовать передачу посылок или документов между сотрудниками офиса, чтобы не заставлять сотрудников ждать друг друга.

Решением этих проблем являются постаматы ESI PST, позволяющие работать на прием посылок от курьеров различных компаний, а также совершать обмен вещами и документами между сотрудниками.

Как это работает
Процесс работы простой и удобный:

1. Сотрудник ожидает посылку, просит курьера оставить заказ в постамате, введя номер телефона получателя,
2. Курьер вводит номер телефона получателя, ячейка открывается, курьер кладет посылку,
3. Постамат генерирует ПИН-код и отправляет его на указанный номер телефона,
4. Сотрудник получает посылку в удобное время.

Преимущества и результат внедрения:

• Сотрудник не тратит время на встречу курьера, а забирает посылку, когда удобно, например, в конце рабочего дня. Возрастает эффективность работы, уменьшается расход времени на сторонние задачи.
• Возможно получить посылку, не находясь в офисе.
• Работник не коммуницирует с курьером, что позитивно сказывается на эпидемиологической обстановке в офисе.
• Курьеры не ждут длительное время сотрудников на ресепшн.
• Сотрудники не подгоняют графики друг под друга для обмена документами, а работают через постамат.
• Повышается комфорт сотрудников, что позитивно влияет на лояльность к компании и работодателю.

Компания применяет гибридный формат работы, при котором сотрудники выходят в офис 3 дня из 5. Таким образом, места персонала, работающего из дома, пустуют. Чтобы оптимизировать пространство и не вкладываться в оборудование "лишних" рабочих мест, компания не закрепляет столы за сотрудниками, а личные вещи хранятся в локерах в дни работы на удаленке.

Уведомления и общая информация по всем постаматам
В ESI LK реализована продвинутая система уведомлений.
Оповещения разделены на три группы по приоритетам: низкий, средний и критический уровень, в зависимости от типа ошибки. Цвет индикатора зависит от приоритета.

Таблица уведомлений состоит из индикатора, даты и времени события, постамат, к которому относится уведомление, описания и кнопки отметки сообщения как прочитанного.

Индикатор отображается в двух видах: пустой и закрашенный круг. Пустой означает, что проблема решена, закрашенный - ожидает решения.

Текст сообщения отображается в двух видах: жирный шрифт - непрочитанное уведомление, обычный - прочитанное.

При решении проблемы уведомление автоматически отмечается как решенное.

Для удобства использования индикатор проблемы также отображается в общем списке постаматов.
В случае наличия уведомлений нескольких уровней приоритета, в общем списке постаматов индикатор принимает цвет наиболее высокого.

В разделе "Локации" отображается название постамата, информация по количеству свободных, занятых, заблокированных ячеек и ячеек со статусом "Занято".

Информация о ячейках
Данные о состоянии ячеек и дополнительной информации доступны в меню администратора постамата и личном кабинете. У занятых ячеек добавляется информация о времени начала хранения, последнем доступе к ячейке (для алгоритма хранения вещей), номер телефона получателя или сотрудника, ПИН-код.

Статус постамата
Система постоянно отслеживает статус постамата и отображает его в личном кабинете. Если постамат "Не в сети", указывается время нахождения постамата в таком состоянии и создается уведомление.

Название постамата
Доступна смена названия постамата в системе и в сообщениях для клиентов.

Установка срока хранения посылок и вещей
Администратор в личном кабинете устанавливает время, после которого система переводит ячейку в статус "Истек срок хранения". Такие ячейки выделяются желтым цветом в меню управления постаматом, в личном кабинете создается уведомление о наличии ячейки с превышенным сроком хранения. Например, если сотрудник не пользовался ячейкой более установленного срока, ячейка будет помечена как просроченная.

Установка срока повторного уведомления
Администратор может установить время повторного уведомления сотрудников о наличии не забранной посылки, а также о ячейке, которой сотрудник не пользовался.

Смена пароля
Для данного клиента разработана система централизованной смены пароля администратора и оператора. Таким образом, при изменении пароля в ESI LK, пароли изменятся на всех постаматах сети.

Шаблоны СМС
Администратор может изменять шаблоны сообщений, отправляемых пользователю. Для удобства работы, переменные значения добавляются путем нажатия на соответствующий текст в окошке.

Инструкции
Администратор может добавить ссылку на инструкцию в личном кабинете. Система сгенерирует QR-код и отобразит его при нажатии на кнопку "Инструкция" на начальном экране постамата.

Оповещение при изъятии вещей
Система отправит СМС пользователю при изъятии вещей и посылок из ячейки с истекшим сроком хранения.

Смена ячейки и повторное открытие
Если по каким-либо причинам ячейка не откроется в момент размещения посылки или вещей в постамате, система предложит сменить ячейку, вышедшая из строя ячейка будет помечена как заблокированная до проверки состояния администратором. В личном кабинете сформируется соответствующее уведомление.

В данном проекте компания ESI выполнила следующие работы:

• Производство постаматов;
• Доработка программного обеспечения;
• Интеграция с СМС-шлюзом заказчика;
• Размещение личного кабинета на сервере заказчика;
• Внедрение оборудования в бизнес-процессы заказчика;
• Доставка оборудования;
• Такелажные работы;
• Монтаж и пуско-наладка;
• Подготовка документации и инструкций;
• Обучение сотрудников работе с постаматами.